온라인 온보딩 : 재택근무 시에도 성공적인 신규 사원 온보딩 진행하기

재택근무 (Remote Working)가 점점 일반화되면서 많은 기업에서는 조직 내 새로 합류한 신입 및 경력직 인재들에게 조직의 시스템 교육을 위해 디지털 플랫폼을 활용한 원격 온보딩을 진행하고 있습니다. 개개인의 직책·업무 내용에 맞춘 온보딩을 실시하는 것은 물론, 회사의 다른 부서에 대해 설명하고 기초 회계 과정 등의 업무 효율성을 위한 프로그램 역시 지원하고 있습니다. 새로운 직장에서의 근무는 누구에게나 긴장되고 떨리는 일이며, 특히 재택근무는 같은 일정을 소화하는 동료나 동기가 없어 더 어렵다고 느낄 수 있습니다. 물리적인 대면이 어려운 경우 신규 입사자가 재능을 충분히 발휘하기 위해 어떠한 온보딩 프로세스를 진행해야 할지, 본 기고를 통해 알아봅시다.

비디오, 즉 영상매체를 활용한다

사무실이나 조직 구성원, 즉 함께 일하는 팀 동료를 영상으로 소개하면, 신규 사원에게 서면 안내서보다 더 큰 친근감과 소속감을 줄 수 있습니다. 매일 같은 사무실 공간에서 쌓아온 관계가 없으면 아무래도 고립되기 쉬우니, 영상매체를 통해 새로 추가된 팀 멤버를 팀원에게 소개하여 서로 익숙해지도록 합니다. 또한, 신규 사원이 업무 수행 시 회사와 상사 · 동료로부터 어떤 지원을 얻을 수 있는지도 구체적으로 안내하면 서로 기분 좋게, 안정감 있는 출발을 할 수 있습니다. 

카운터 오퍼에 대비한다

다방면에 뛰어난 전문 인재의 채용 시, 전 직장의 고용주가 퇴사하는 인재에게 제시하는 카운터오퍼에 주의할 필요가 있습니다. 최종 입사조율을 마치고 오퍼레터에 사인을 한 뒤에도, 입사일까지 정기적으로 연락을 취해, 거리감을 줄이고 친근감을 주는 것이 중요합니다. 카운터 오퍼는 일반적으로 퇴직 신청 후 1 주일 이내, 그리고 퇴직 직전 마지막 주에 제시되는 경우가 많습니다. 채용단계가 마무리되었다고 방심하지 않고 언제든지 연락이 닿을 수 있도록합시다.

안정감을 준다

신입 사원의 원활한 원격근무 환경 적응을 위해서 인사 (HR) 부서와 매니지먼트 해야 할 일 중 하나는 바로 ‘불안요소를 덜어주는 것'입니다. 익숙하지 않은 조직에서 새로운 업무를 진행하는 과정에서 생기는 의문이나 불안을 빠르게 감지해 적합한 피드백과 업무 시 필요한 리소스를 제공하고, 온보딩 프로세스에 대한 질문에도 즉각 답변할 수 있도록 준비합시다. 재택근무 시에는 커뮤니케이션의 빈도와 퀄리티가 평상시보다 더 중요합니다. 입사를 앞두고 있는 신규 멤버가 있는 경우, 새 프로젝트의 방향성 · 계획 등 공개 가능한 범위에서 정기적으로 공유해주는 것이 좋습니다.  그 경우, 오피스 근무 전 새로운 회사에서의 업무 킥오프를 위해 차근차근 준비할 수 있으며, 입사 직후부터 바로 실무에 적용, 높은 퍼포먼스를 발휘할 수 있습니다. 

팀에 대한 소속감을 조성한다

팀이라는 공동체에 소속감을 느낄 수 있도록 하는 것이 필요합니다. Skype 등의 온라인 애플리케이션이나 사내 SNS 등의 팀 채팅창에 초대하여 환영 메시지를 주고받거나 화상 회의를 통해 다른 회원에게 영상으로 소개하는 것이 좋습니다. 그룹 화상 채팅에서 커피 브레이크 및 팀 점심을 설정해 "팀원들과 연결되는 시간'을 만드는 것도 효과적입니다. 업무 외 일상 대화를 즐김으로써, 함께 일하는 팀원들과의 친근감을 키운다면, 향후 실무 시작 후에 더 높은 팀워크를 기대할 수 있습니다.

'웰컴 키트'를 준비한다

인사 담당자의 연락처, 휴가 신청 등 인사 관련 절차 매뉴얼 가이드, 교육 · 훈련 계획 FAQ, 복리 후생 정보 자료 등 신입 사원의 온보딩 가이드인 '웰컴 키트', 즉 신규입사자용 선물세트를 준비합니다. 재택근무 중에도 액세스할 수 있도록 소프트웨어 사본을 준비하여 링크를 제공하는 것을 잊지 않습니다.

조직도를 제공한다

부서 이름, 조직 구조 등은 회사마다 상이합니다. 같은 부서·팀의 멤버, 유관 부서 매니저, 인사 담당자 등 업무에 관련된 수십, 수백 명의 이름과 얼굴을 기억하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 재택근무 중 온보딩 프로세스 지원 시에는 가급적 사원명과 사진을 포함한 조직도를 상기 ‘웰컴 키트’에 포함하여 제공하는 것을 추천합니다.

온라인 프로그램 및 테크 디바이스는 사전에 점검한다

화상 채팅 프로그램, 이메일 플랫폼 등 신규사원이 업무 시 사용할 온라인 프로그램과 신규사원에게 제공하는 노트북 등의 디바이스는 반드시 입사 전에 제대로 작동하는지 점검하여 전달하도록 합니다. 첫날부터 IT팀과의 문제 해결에 시간을 할애 하는 것은 바람직하지 않습니다. 입사 전에 전화, PC, 인트라넷 등 모든 테크 디바이스, 시스템은 셋업 할 수 있도록 담당 IT / 시스템 팀에 의뢰합니다.

인사 관련 절차를 디지털화한다

신규사원이 회사 입사 시 가장 먼저 하는 작업은 인사 관련 서류에 서명하고 회사에 제출하는 것일 겁니다. 대다수의 기업에서 이미 문서의 디지털화를 진행하고 있지만, 일원화된 시스템을 사용하지 않는 경우 인사 평가 시스템, 휴가 신청, 급여 명세 수령 등 필요에 따라 각각의 시스템에 로그인해야 하는 번거로움이 있습니다. 일원화된 플랫폼에서 모든 것을 소화할 수 있다면 신규사원의 트레이닝 시간도 줄일 수 있을 뿐 아니라, 관리 측면에 있어서도 편의성이 높으니, 가능한 하나의 프로그램을 운영하도록 합니다.