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재택근무 솔루션: 직원 업무 몰입도를 높이는 5가지 방법

생산적인 재택(원격) 근무를 위해서는 직원들의 자발적인 업무 몰입과 참여를 높이는 것이 핵심입니다. 재택근무가 선택이 아닌 필수가 되는 경우가 있는데, 이때 관리자들에게는 직원들을 통제하는 것보다 적정한 권한 부여를 통해 업무를 효율적으로 처리하는 리더십이 요구되고 있습니다. 본 기고에서는 재택근무에서 직원의 업무 몰입도를 높이고 적극적인 참여를 이끌어내는 5가지 방법을 소개합니다. 

직원 성과 몰입(Employment engagement)의 중요성

직원 성과 몰입(Employment engagement)이란 직원이 조직과 동료에 대해 높은 정서적과 지적 유대감을 느끼며, 이를 통해 스스로의 업무에 자발적인 노력을 하는 것을 말합니다. 직원들의 성과 몰입도가 높을수록 조직 내 상호 신뢰가 증가하며, 직원 스스로가 목표 의식을 가지고 업무에 참여할 수 있기 때문에 '직원 성과 몰입'은 기업의 생산성에 있어서 중요한 요소입니다. 또한, 높은 수준의 직원 성과몰입은 기업의 이익과 더불어 훌륭한 인재풀을 유지하는 데 도움이 됩니다.

조직의 전체적인 성과 몰입을 향상시키는 방법

직원의 높은 몰입도는 개인과 조직의 의사가 조화를 이뤄 함께 성장할 때 가장 긍정적인 결과를 낼 수 있습니다. 구성원 개개인의 몰입도는 전체 조직의 몰입으로 이어지므로, 조직 전체의 몰입도를 높이기 위해서는 구성원들과의 원활한 의사소통이 요구됩니다.

조직의 몰입을 향상시키기 위해서는 회사의 목표와 경영 전략을 직원들이 잘 인지하고 있어야 하며, 구성원들과의 열린 커뮤니케이션을 통해 각자의 역할과 목표를 조정할 수 있어야 합니다. 가령, 새로운 팀 프로젝트를 진행하는 상황이라면, 팀장이 업무의 목적을 팀원들과 공유하고 팀원들 개개인의 의견을 반영해 목표를 조정하는 등 보다 열린 커뮤니케이션을 통해 팀원들의 동기부여와 자발적인 참여를 이끌어 낼 수 있어야 합니다. 여기서의 목표란 프로젝트 진행을 위한 직원 개개인의 목표 (KPI)와 더불어, 경영 전략, 장기적 플랜까지의 단계적인 지표로, 목표의 공유는 팀원들의 업무에 대한 이해를 높이고 높은 몰입도를 이끌어 낼 수 있도록 도와줍니다. 만약 경영상의 이유로 세부 정보를 공유할 수 없는 상황에서는, 정보의 공유가 불가능한 이유를 상세히 설명하여 납득시키는 것도 중요합니다. 이를 통해 공유되지 않는 목표와 정보에서 직원들이 느끼는 불안을 낮출 수 있습니다.

기업과 업무의 목표가 직원들과 충분히 공유되었다면, 향후에 그 목표를 통해 어떤 사회적 가치를 창출할 수 있는지, 그 목적을 함께 공유하여 직원들이 장기적인 시각을 갖고 업무에 임할 수 있도록 합니다. 

위기관리 능력의 힘

여러 위기 상황이 잠재하는 경영 환경에서 직원들은 기업의 불확실성에 대한 염려와 불안에 휩싸일 수 있습니다. 이러한 불안은 직원 개개인이 느끼는 부담감을 높이며, 생산성의 저하로 연결될 수 있습니다. 그러므로 위기 상황 하에서는 구성원들에게 기업의 위기 관리 메뉴얼과 능력을 보여하고, 위기 경영에 관한 의사소통의 빈도를 높이는 것이 중요합니다.

직원들이 불안을 느끼는 상황에서 리더가 어려움을 극복하기 위한 방안을 지속적으로 제시하고 관철하기는 쉽지 않습니다. 그럼에도 훌륭한 리더라면 중심을 잃지 않고 구성원들을 독려하고 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성하도록 노력해야 합니다.  그러나 위기 경영 상황에서 무조건 희망적이고 긍정적인 메시지를 전달하는 것은 바람직하지 않습니다. 위기에 대한 적절한 긴장감을 전달하되, 불필요한 위기의식을 조장하지 않고 위기의식과 격려의 균형을 잡을 수 있도록 중심을 잡는 것이 중요합니다. 직원들에게 위기에 대한 분석과 현 상황을 충분히 전달함과 동시에 직원들을 독려하여, 직원들의 노력과 헌신을 통해 위기 상황을 극복할 수 있음 강조합니다.

재택근무 시 직원의 성과 몰입을 강화하는 5 가지 방안

대면 의사소통이 부재하는 재택근무에서는 실제 오피스 환경에서보다 의식적으로 구성원의 몰입을 높이려는 노력을 해야합니다. 다음 5가지 방안을 따른다면, 재택 근무 환경에서도 직원들을 효과적으로 동기부여하고 관리할 수 있습니다.

1. 자율성을 부여한다.

직원들이 자신의 업무 범위와 과정에 자율성을 갖고 스스로 결정하게 한다면, 업무에 주인의식을 갖고 임할 수 있으며, 불필요한 스트레스를 덜어 업무의 효율성을 증가시킬 수 있습니다. 재택근무 시 업무 참여도를 높이기 위해서는 상사의 일괄적이고 일방적인 업무 관리보다 직원들의 자율성을 통해 업무의 효율성을 극대화하는 접근을 하는 것이 바람직합니다. 재택근무 환경에서는 직원들에 대한 직접적인 통제와 관리가 어렵지만, 반대로 자율과 분업화를 통해 생산성을 높일 수 있습니다. 따라서 업무의 모든 과정을 상세히 통제하기보다는, 성과를 가시화할 수있는 온라인 도구 등을 활용해 큰 업무를 설정하고 전체적인 방향성과 성과를 관리하는 것이 보다 효과적입니다.

2. 역량에 맞는 업무를 분배한다.

직원들이 본인의 의사와 상관없는, 하고 싶지 않은 일을 맡게 된다면 몰입도가 낮아질 수 밖에 없습니다. 이를 방지하기 위해서는 직원 개개인의 역량과 강점에 맞춘 업무를 할당하는 것이 중요합니다. 비대면 의사소통이 대부분인 재택근무에서는 표정이나 비언어적 표현을 통해 직원의 의사를 확인하기 어렵고, 업무 몰입도가 낮아지는 경향을 보이기 쉬워 업무 분배에 신중을 가해야 합니다. 할당하려는 업무가 직원의 역량과 맞는지, 그 업무에 해당 직원이 흥미를 느끼고 있는지 등을 구체적인 대화를 통해 확인하여 개인 역량에 맞는 업무를 부여하고, 주인의식을 가지고 이끌어 갈 수 있도록 동기부여합니다. 만약 직원의 사기가 저하된 상태라면, 업무 능률의 저하나 생산성을 나무라기보다는, 왜 주어진 업무가 회사와 팀원에게 중요하고 장기적으로 기업과 사회에 어떤 긍정적인 영향을 미치는가를 잘 설명하여 구성원들에게 충분한 동기를 부여하도록 합니다.

3. 성과 중심의 평가를 실시한다.

구성원들이 역량을 발휘할 수 있는 업무를 할당받고, 자율성을 갖고 업무에 임한다면 좋은 성과로 이어질 수 있습니다. 업무의 과정이나 기여 정도를 세세하기 파악하기 어려운 재택근무에서는 성과를 기준으로 공정한 평가를 내리는 것이 바람직합니다. 일부 국내 기업들은 업무 과정과 태도를 기반으로 평가하는 경향이 있기도 하지만, 재택근무 시에는 자율성의 권한을 부여한 만큼 성과에 대한 정당한 평가를 내리는 것이 중요합니다. 올바른 성과 평가를 위해서는 업무 범위와 구체적인 업무 진행 방향을 사전에 정하여 구성원들에게 공유해야 하며, 공유된 기준을 바탕으로 공정히 평가해야 합니다.

4. 원활하게 소통한다.

상호 신뢰적인 관계를 건설하고 효율적으로 재택근무를 진행하기 위해서인 직원 개개인의 의견에 귀를 기울이고, 조직의 목표와 개인의 목표를 조화시켜 함께 성장 방법을 모색하는 원활한 커뮤니케이션이 필요합니다. 재택근무에서는 물리적 의사소통의 부재로 직원 및 팀원 간의 유대감 부족이 생길 수 있습니다. 이 경우, 직원들과 친밀한 관계를 구축할 수 있도록 주기적으로 온라인 면담 (1on1 meeting)를 설정하여, 직원의 업무 진행 상황, 문제점 및 성과를 파악하고, 적절한 성장 기회를 제공하는 것이 중요합니다. 원활한 의사소통을 통해 팀워크를 정비하고, 의식적으로 정기적 커뮤니케이션 기회를 만들어 직원들이 소외감을 느끼거나 의사소통에 왜곡이 일어나지 않도록 노력합니다.  

5. 칭찬하고 동기부여한다.

조직 구성원들의 노력이 정당하게 평가되지 않거나 무시되었다고 느끼면 업무에 대한 불만이 증가하고, 업무에 대한 몰입을 잃기 쉽습니다. 직원의 몰입을 높이기 위해서는 직원 개개인의 노력을 인정하고 칭찬하는 문화를 조성하는 것이 중요합니다. 효과적인 동기부여를 위해서는 가능한 사람들이 모인 공개된 장소, 다수가 목격하고 함께 축하할 수 있는 자리에서 직원의 성과와 기여를 칭찬하여 성취감과 보람을 느낄 수 있도록 돕는 것이 좋습니다. 재택근무 시에는 온라인 화상 툴 등을 적극 활용하여, 온라인 팀 회의, 단체 공지 이메일 등 다양한 방법으로 직원의 노력과 기여를 인정하고, 다른 구성원들의 인정과 축하를 받을 수 있도록 돕는다면 직원의 성과 몰입도를 높이고 긍정적인 조직문화를 구축할 수 있습니다.

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