사원들에게 동기를 부여하여 팀의 사기를 고취시키는 방법

Tytuł obrazka

동기부여란(motivation)

동기부여란 어떤 행위의 요인이 되는 동기 및 의욕을 끌어내는 것을 말합니다. 동기부여는 영어의 motivation를 번역한 용어로 motivate에는 '자극하다, 동기를 부여하다'라는 뜻이 있습니다. 한국어로는 보통 '자극, 유도, 사기, 학습 의욕 유발, 동기부여' 등 다양한 표현이 쓰이고 있습니다. 목표 및 도착지점을 향해 노력하고 달려가기 위한 원동력이 바로 모티베이션인 것입니다.

이렇게 모티베이션은 그 번역어의 다양성만큼 비즈니스 분야에서도 여러 가지 용법으로 쓰이고 있습니다. 예를 들어 좀처럼 업무가 손에 잡히지 않을 때 “오늘따라 ‘의욕’이 없다”라는 말을 들어보신 분들이 많으실 것입니다. 또한 HR부서에서는 “사원들에게 강한 ‘동기’를 불어넣을 수 있도록 업무환경을 개선하자” 라고 하기도 하고 “상사로서 부하직원의 ‘의욕’을 고취시킬 수 있는 매니지먼트를 해야 한다”는 이야기를 들어보신 적이 있으실 겁니다.

모티베이션 매니지먼트란(motivation management)?

모티베이션 매니지먼트란 말 그대로 동인이나 동기를 관리하는 것을 말하는데 이것은 인간이 느끼는 감정의 일종이기 때문에 정도의 차이가 존재합니다. 하지만 높은 업무 생산성을 위해서는 모티베이션을 안정적으로 관리하는 것이 중요하겠지요. 그날의 기분이나 환경에 따라 금새 의욕이 생겼다가 사라진다면 원활한 업무진행이 어려울 것입니다.

모티베이션 매니지먼트는 제도적인 측면과 인간관계라는 두 가지 방향성을 가지고 추진해야 합니다. 먼저 제도적인 측면의 경우 평가제도 및 인사이동 등과 같은 인사 시스템을 개편하는 것이 중요합니다. '성과를 냈을 때에는 제대로 평가해주고', '승진이나 승급을 기대할 수 있으며', '희망했던 직종, 직장에서 근무할 수 있는' 환경으로 만들어야 합니다.

다음으로 인간관계 측면에서는 성과를 냈을 때 그 결과를 충분히 칭찬하는 등의 매니지먼트가 중요합니다. 개인의 재량을 인정해주고 본인이 희망했던 업무를 수행하면서 자신감을 가지고 활약할 수 있는 방안을 마련해 나아가야 합니다.

업무 동기를 상실하게 되는 요인

직장생활을 하면서 자신의 업무동기를 항상 최고조로 유지하기란 쉽지 않은 일입니다. 다양한 일들이 발단이 되어 사기가 급격히 꺾이기도 하는데요. 인간의 의욕, 사기는 왜 저하되는 것일까요?

그것은 각종 스트레스가 우리에게 영향을 미치기 때문입니다.

구체적인 사례

예를 들어 ‘최선을 다해서 일했는데 정당한 평가를 못 받았다’, ‘기대했던 만큼의 보수를 받지 못했다’고 느꼈을 때 의욕은 저하됩니다. ‘열심히 하는데 좀처럼 성과가 나지 않을 때’도 초조하기만 할 뿐 의욕이 떨어집니다. 자신에게만 힘든 일을 시키고 너무 불공평하다고 느낄 때도 마찬가지 입니다.

또한 업무를 하면서 자기긍정감이 채워지지 않거나 부당한 대우를 받았다고 느끼거나 자신의 기대를  누군가가 져버렸다고 느꼈을 때에도 사기는 떨어지겠지요.

일하는 데 상사가 사사건건 관여하여 자신이 원하는 방향대로 끌고 가지 못하는 경우도 업무 의욕을 잃기 쉽습니다. 자력으로 무언가를 이루어내고자 하는 성취욕구 또한 모티베이션에 영향을 미치기 때문에 업무 방법을 통제받는 환경에서는 사기가 꺾이게 됩니다. ’이러한 일을 해보고 싶다’는 희망을 가지고 있는데 좀처럼 그 일을 맡겨주지 않을 때나 개인의 성장욕구를 저해하는 경우도 예외는 아닙니다.

일에 대한 동기를  잃어버리면 어떻게 되는가?

일에 대한 동기를 상실하게 되면  회사와 개인에 부정적인 영향을 미치게 됩니다.

회사에 미치는 부정적인 영향

회사 또는 직장에 미치는 부정적인 영향으로 먼저 업무 효율성이 저하되면 실적 향상을 기대하기 어려워진다는 점을 들 수 있습니다. 어떠한 일에 도전하고자 하는 의욕이 사라지기 때문에 새로운 아이디어도 나오지 않게 되겠지요. 사원들의 사기가 떨어지게 되면 사내 전체의 사기가 꺾이게 됩니다. 활력을 잃은 직장에서 일하는 사원들의 의욕은 점점 더 바닥을 치게 될 수도 있습니다. 그러한 상황이 계속되면 계속해서 실적이 저조해지고 회사를 키워나가는 동력을 잃게 될 것입니다. 또한 업무열의를 잃은 사원이 회사를 그만두는 경우도 적지 않습니다. 인재가 부족한 상황에서 우수한 사원이 회사를 떠나는 일이야말로 회사 입장에서는 크나큰 타격이 아닐 수 없겠지요.

개인에 미치는 부정적인 영향

개인의 사내 평가가 낮아질 수 있습니다. 성과주의는 업무 수행 면에서 스킬이 중요하다는 의미입니다. 하지만 업무진행 프로세스도 마찬가지로 매우 중요한데 어떻게 일을 수행했는지도 평가 대상이 됩니다. 의욕이 저조한 상태에서는 가령 성과를 냈다고 해도 긍정적인 평가가 어려울 수도 있습니다. 그렇다고 실적은 보지 않고 평가할 것인가 하는 애매모호한 부분도 많기 때문에 정확한 정의가 필요합니다. 또한 사기가 떨어지면 여러 가지 일에 흥미를 가지기 힘들어지기 때문에 새로운 업무를 익히는 데 괴로움을 느끼게 될 수도 있습니다. 게다가 그러한 심리상태가 지속되면 몸과 마음 상태에 불균형을 초래할 수 있습니다.

동기를 유지하는 방법

사원들에게 동기를 부여하고 이를 안정적으로 유지할 수 있도록 하는 것은 회사뿐만 아니라 사원 개인에게도 매우 중요합니다. 과연 어떠한 사내 정책들이 효과적일까요?

사원교육의 확충

모티베이션이라는 것은 내적인 동기부여를 뜻하기 때문에 사원 스스로가 무엇인가 하고자 하는 욕구를 이해하고 존중해야 합니다. 예를 들어 사원교육을 확충하여 사원들의 성장하고자 하는 의지에 호응해주는 것도 좋은 방법입니다. 배움에 대한 열의나 능력 향상을 바라는 사원들의 소망들을 적절히 지원하면 일상적인 업무에 대한 의욕을 높은 수준으로 유지할 수 있도록 해줄 것입니다. 사원 한 사람 한 사람의 커리어 플랜에 대한 계획을 듣고 그에 맞는 교육 시스템 및 소속부서의 변경을 실시하는 것 또한 효과적입니다. 사원들의 '하고자 하는 의욕' 을 이해하고 지원함으로써 사기를 고취시켜 나아갈 수 있습니다.

팀 전체가 서로 격려하는 환경

팀 단위로 업무를 하고 서로가 격려하는 환경을 구축하는 것 또한 동기부여 및 유지효과를 기대할 수 있습니다. 가령 일을 하는 과정에서 어떠한 실패를 하거나 어려움을 겪는 일이 생기더라도 격려해주는 동료가 있다면 딛고 일어서서 다시 잘 해보자는 마음이 생길 것입니다. 혼자서 이런 저런 고민거리를 짊어지게 되면 한번 꺼진 의욕의 불씨가 좀처럼 살아나기 힘듭니다. 혼자서 업무를 진행하는 경우가 많은 직장이더라도 업무 외적인 계기를 만들어 팀을 구성하도록 합시다. 사내 행사 및 동호회 활동, 스터디 그룹 등도 좋습니다. 직장 내 의사소통도 원활히 이루어질 수 있으므로 일석이조의 효과를 가져다 줄 것입니다.

의욕이 생기지 않는 일을 의욕이 생기는 일로 만들기 위하여

일에는 의욕이나 동기가 생기는 일이 있고 그렇지 않은 일이 있습니다. 의욕이 생기는 일이란 ‘하고 싶다’라는 마음이 드는 요소가 포함되어 있습니다. ‘이 일을 잘 하면 주변사람들에게 좋은 평가를 받을 것이다’, ‘나의 성취감을 충족시킬 수 있다’, ‘역량이 강화될 것이다’ 등과 같은 기대감이 생기는 일에 의욕도 생기는 것입니다. 그리고 그러한 사원들의 기대가 현실이 되는 환경인지 여부도 업무의욕에 큰 영향을 미칩니다.

그러나 일을 하다 보면 동기가 유발되는 업무만 맡을 수는 없습니다. 즐겁지 않은 일들도 적지 않겠지요. 문제는 그러한 일들을 ‘어떻게 하면 동기를 북돋워서 의욕이 넘치는 일로 만들까’라는 점입니다.

자신만의 의미부여

목표를 설정한 후 자신 스스로 기분을 고조시켜 시동을 걸어가는 것도 하나의 방법입니다. 목표를 달성한 후에는 그 동안의 노력을 칭찬하는 의미에서 ‘나를 위한 선물’을 구입하는 사람도 있을 것입니다. 자신이 꿈꾸고 지향하는 스스로의 모습을 그림으로써 지금의 일을 즐겁게 할 수도 있을 것입니다. 중요한 것은 눈앞의 일에 대하여 자신만의 의미를 부여하는 것입니다.

또한 번거롭고 반복적인 작업은 업무효율성 개선을 도모하여 단순한 작업에서 한 단계 더 수준 높은 작업으로 만들고, 그렇게 개선한 작업을 맡기는 것도 하나의 방법입니다. 가령 단순한 엑셀 작업이라면 매크로 구축이나 RPA 도입을 고려할 수도 있습니다. 매크로를 사용하려면 다루는 법을 알아야 하므로 사용법을 배우도록 하는 것도 좋겠습니다. 단, 모든 사람들이 다 배우고 싶어하는 것은 아니므로 희망하지 않는 사원들에게는 단축키 등의 기능을 익히도록 하여 업무 속도를 향상시키는 것 도 하나의 방법입니다.

팀의 사기진작이 중요한 이유

회사에서 리더/ 매니저급 위치에 올라가게 되면 부하직원의 매니지먼트라는 새로운 업무가 생기게 됩니다. 자신이 맡은 팀의 사기를 끌어올리고 목표달성을 위하여 스스로를 포함한 팀원들의 동기를 어떻게 부여하고 관리하는지가 관건이 됩니다.

물론 매니저가 아닌 경우라도 업무수행 동기가 저하되면 자신의 역량을 충분히 발휘하지 못하게 됩니다. 반대로 동기가 유발되면 업무 생산성이 제고되는 만큼 동기부여 방법들을 알아둡시다.

강력한 모티베이션이 주는 장점

먼저 업무동기를 항상 높은 수준으로 유지하면 생산성이 향상됩니다. 주어진 업무를 작업적으로 처리하는 것이 아니라 생각하면서 움직이면 새로운 무언가를 발견할 수도 있습니다. 새로운 발견은 업무개선이나 상품개발로 이어질 가능성을 낳는 씨앗이라고 할 수 있는데요. 이는 회사에 이득이 될 뿐만 아니라 이를 제안한 사원의 사기를 더욱 키워주게 됩니다.

또한 업무동기가 강력한 사원들이 늘어나면 회사 전체에 활기가 넘치게 됩니다. 의사소통이 원활히 이루어지는 직장에서는 보람과 즐거움을 느끼면서 전향적으로 업무에 매진할 수 있게 됩니다. 사원 한 사람 한 사람이 만족감을 느끼며 일할 수 있는 환경을 만드는 것이 이러한 동기관리에 필수적 요소라 할 수 있습니다.

부하직원의 의욕과 사기를 끌어올려 탄탄한 팀을 만들라

회사라는 조직에서 '나 혼자만 의욕 넘치게 일하면 되겠지' 라는 생각을 해서는 안 됩니다. 부하직원의 업무동기를 유발시켜 팀 차원의 통합적인 힘을 키워야 합니다. 강인한 팀을 구성하면 시너지효과가 생겨 무슨 일이든 하나로 단결된 모습으로 대응하게 되고 좋은 성과를 낼 수 있습니다. 명확한 목표를 제시하고 신뢰를 바탕으로 업무를 맡기는 것이 부하직원의 동기유발에 효과적인 방법입니다. 업무 면에서 너무 자세하게 관여하지 말고 그들의 재량에 맡겨봅시다. 혹여 실패할 것 같이 보일 때에는 조심스레 도움을 주고 성공했을 때에는 모두가 있는 자리에서 칭찬해줍시다. 그러한 매니지먼트를 통해 부하직원들의 사기가 올라가고 일에 몰두할 수 있게 됩니다. 업무 생산성을 향상시키기 위해 자기 자신과 부하직원들의 동기를 유발시키고 유지할 수 있는 분위기 조성에 많은 신경을 써야 합니다.

신입사원에게 동기를 부여하는 방법

신입사원의 동기는 어떻게 부여하고 유지, 상승시킬 수 있는지 그 방법에 대해 알아봅시다. 신입사원의 경우 입사 당시의 동기와 현재의 동기에 갭 (차이)이 생기기 쉬운데 그러한 간극을 메워주기 위한 노력이 필요합니다. 익숙하지 않은 업무, 처음 해보는 업무가 많기 때문에 '잘 못할 것 같다'는 생각만으로도 의욕이 저하되기 쉽습니다. 그렇기 때문에 일을 맡긴 후  방치하지 말고 시의적절하게 도움을 주면서 지원해줍시다. 낯선 생활을 하는 데에서 오는 불안함을 안고 있는 경우도 많으므로 신입사원의 이야기에 귀를 기울여주는 것도 중요합니다. 또한 팀의 일원으로서 의견을 존중하고 중요한 일을 맡기거나 동료의식을 가지고 신뢰하고 있다는 것을 알려줍시다. 스스로 회사의 중요한 일원이라는 인식이 생기게 되면 사기와 의욕이 유지되기 쉬워집니다.

동기 부여 및 관리

많은 기업들이 구인, 채용 계획은 있으나 입사자들의 동기부여 및 관리계획까지 가지고 있는 경우는 드문 것이 현실입니다. 조직 개편이나 새로운 팀을 꾸리는 일에 비해 눈에 띄지는 않지만 업무의욕 저하를 관리하고 궤도를 수정하는 일은 사업의 성패와 수익에 큰 영향을 미칩니다.

관리직의 중요한 역할 가운데 하나는 팀의 동기부여와 사기진작입니다. 업무의 의욕이 저하되고 퍼포먼스가 저조해지기 시작했다면 서둘러 손을 써서 그 이상 악화되지 않도록 균형을 잡아가면서 대처방법을 결정해야 합니다.

또한 스스로는 평소 어떤 업무를 하면서 언제 집중하지 못하는지, 불필요한 야근은 하지 않는지 정기적으로 확인하는 것이 중요합니다. 업무 생산성이 향상될 수 있도록 체크합시다.

동기부여 및 사기진작을 위한 7가지 방법

1. 목표의 명확히 설정하라

명확한 목표는 동기부여 및 유지, 업무 퍼포먼스 저하를 미연에 방지하기 위한 열쇠입니다. 정기적인 리뷰는 이러한 목표를 토대로 실시해야 합니다. 이를 통해 개개인의 직무수행에 필요한 부분이 무엇인지 회사와 사원 양측 모두 인식할 수 있게 됩니다. 사원의 목표가 제대로 달성되지 못했다면 어떠한 조치를 강구해야 할까요? 먼저 문제의 자세히 들여다보고 업무 퍼포먼스가 떨어지는 원인을 파악합시다. 원인을 알면 개선방안을 도출하기가 쉽습니다. 정확한 평가 또한 높은 수준의 동기를 유지하는 데 도움이 됩니다.  

2. 업무 의욕저하에 따른 실적 부진의 요인 파악

당초 기대했던 만큼의 업무 수행을 하지 못하고 있는 사원을 평가하려면 어떠한 형태로든 기준이 존재해야 하고 해당 직원 또한 자신이 어떤 업무를 해야 하는지 인식하고 있어야 합니다. 또한 사원과 직속 상사 또는 경영진의 명확한 평가수단이 반드시 필요합니다. 폭넓고 다양한 종류의 평가 툴이 있고 회사의 니즈, 종류에 따라 그 방법도 다양합니다.

1)    상세한 직무기술: 직무와 성과가 상세하게 기술되어 있다면 측정 가능한 큰 틀을 설정할 수 있습니다.

2)    수치: 현실적이고 달성 가능한 목표를 사전에 설정하는 것이 일반적이며 표준적인 퍼포먼스의 수치화가 가능합니다.

3)    품질관리: 주로 고객 대응과 관련된 업무에 활용되는데 양질의 서비스 제공이 반드시 필요한 경우에 가장 효과적인 목표가 될 수 있습니다.

4)    역량에 관한 요소: 우수한 퍼포먼스를 위해 필요한 행동들을 목표로 설정합니다.

 

실적 부진의 원인

어떤 사원이 업무에 필요한 기준을 충족시키지 못하고 있다는 것이 분명히 드러난 경우, 과연 그것이 동기나 의욕의 문제인지 기량의 문제인지 그 원인을 파악해야 합니다. 원인에 따라 적절한 대처방법을 제시하고 해당 사원의 사기가 꺾이면서 발생하는 인적자원의 낭비를 미연에 방지할 수 있게 됩니다. 저실적의 원인은 사람마다 다르고 시정 조치도 다양합니다. 원인을 정확하게 파악할 수 있도록 세심히 살펴보는 것이 중요합니다.

1)    맡은 업무에 대한 노력 부족

2)    능력, 기량 부족

3)    질병, 부상에 따른 영향

 

실적 부진을 개선하고 사기를 올리려면

1.     시정조치를 내리기 전에 비공식적인 미팅의 자리를 마련할 필요가 있습니다. 퍼포먼스가 저조한 부분을 구체적으로 파악하고 다음 번 미팅 전까지 달성해야 할 목표를 설정하는 데 효과적이기 때문입니다. 하지만 송사로 번지게 되는 만일의 사태에 대비하는 차원에서 징계 절차의 뒷받침이 되는 증거로 사용할 수 있도록 퍼포먼스에 관한 모든 논의를 문서화해 두어야 합니다.

2.     시간을 두고 (수일간) 퍼포먼스의 개선 유무를 판단하도록 합시다. 충분히 개선된 경우라면 또 다른 시정조치는 취하지 않아도 됩니다. 부분적으로 개선이 된 경우에는 다시 개선해야 할 분야를 파악한 후에 다음 평가일을 설정하는 방법이 있습니다.

3.     이러한 조치들을 거친 후에도 크게 개선되지 않았다고 여겨지는 경우 고용인은 징계 또는 해고 절차를 고려해야 할 것입니다. 적절한 징벌이 무엇인지는 상황에 따라 다르겠지만 해고 이외의 해결책이 없는 경우, 고용인은 과거 징계조치 사례에 근거하여 타당한 절차를 마련한 후 해고조치를 정당화 할 필요가 있습니다.

저조한 퍼포먼스에 대한 대처는 결코 간단한 작업이 아니지만 사기진작 등과 같은 방법을 통해 팀 전체의 퍼포먼스 수준을 유지하고 당사자에게 개선할 수 있는 기회를 주기 위해 필요한 조치라 할 수 있습니다.

3. 의사소통의 횟수를 늘린다

동기부여에 어려움을 겪는 팀은 리더의 커뮤니케이션 능력에 미진함이 있는 경우가 많습니다. 자신의 부하직원이 어떠한 프로젝트를 진행하고 있고 어떠한 난관에 부딪힌 상태인지 파악하도록 합시다.

업무와 관련이 없더라도 항상 소통을 위한 노력을 기울여서 부하직원이 편하게 상의할 수 있는 분위기를 조성하는 것이 중요합니다.

4. 성과를 올린 사원을 확실하게 칭찬하라

목표에 부합하는 성과를 낸 사원을 확실하게 칭찬하고 평가합시다. 또한 성과가 오르지 않는 사원에 대해서도 업무 방법을 지시하고 강요하는 것이 아니라 이 부분은 잘 하고 있지만 다른 방법을 사용하면 더 좋아질 것이라는 화법을 사용하여 현재 업무 방식을 고려한 조언을 합시다.

다른 사원과 비교하지 말고 부하직원들의 특성에 맞는 조언 해줍시다.

5. 쉴 때는 확실히 쉬고 전력질주 할 때는 최선을 다하라

항상 100%의 힘을 발휘해서 일하다 보면 문득 ‘할만큼 했다’라는 생각을 하게 되고 아무리 노력해도 의욕이 생기지 않는 상태에 빠질 우려가 있습니다. 하나의 프로젝트가 마무리되는 시기가 오면 부하직원들에게 야근을 시키지 말고 정시퇴근을 장려하는 등 재충전을 시킵시다.

이 때 유급휴가를 사용하게 하여 충분히 쉬고 올 수 있도록 하는 방법도 효과적입니다. 일에서 벗어나 휴식을 취하면 다시 업무에 필요한 의욕이 되살아나기 쉽습니다.

6. 부하직원의 의견은 최대한 존중하라

일상적인 업무를 하다 보면 부하직원으로부터 ‘이 방법이 더 나은 것 아닌가요?’ 또는 ‘이렇게 하는 편이 더 좋을 것 같습니다’ 등과 같이 개선할 부분 또는 제안이 올 때가 있습니다. 제안이나 개선방안을 모두 반영하기는 어렵지만 그렇다고 전부 다 거절하는 것은 부하직원의 사기를 떨어트리는 결과를 낳을 수 있습니다.

퇴직을 결심하는 주된 이유 가운데 하나가 ‘하고 싶은 일을 할 수 없어서’라는 이야기를 흔히 들을 수 있습니다. 가능한 부하직원의 의견을 존중해줍시다. 당신조차 미처 몰랐던 새로운 것들을 그들이 발견했을 수도 있습니다.

7. 스스로 즐겁게 일하라

만일 당신의 상사가 항상 기분이 나쁜 얼굴로 일하거나 어두운 표정으로 한숨을 쉬면서 일한다면 어떠한 기분일 것 같나요?

부서장의 태도나 분위기는 팀에 영향을 미치게 됩니다. 스스로 즐거운 마음으로 일하도록 해보세요.

스스로 강한 업무동기 가지고 일하려면

자신 스스로 동기를 부여하고 유지시키기 위한 방법을 소개해 드리겠습니다.

첫째, 다시 시작하기입니다. 다시 시작한다는 것은 새출발을 뜻합니다. 구체적으로는 전임요청서를 제출하거나 새로운 업무를 담당하는 등의 방법이 있습니다. 근무환경에 큰 변화를 줌으로써 기분을 전환할 수 있을 것입니다.

둘째, 기한을 설정하는 것입니다. 태평한 마음으로 일하지 말고 하나의 작업에 시간제한을 두어 긴장감을 줍시다.

셋째, 자기가치확인(self-affirmation)입니다. 이는 스스로의 가치를 인정하고 긍정적인 자신을 떠올리는 것을 말합니다. 자신이 바라는 모습이나 추구하는 이상을 떠올리고 명확한 목표를 갖게 되면 의욕을 끌어낼 수 있습니다.

넷째, 운동을 하세요. 몸을 움직이면 기분이 새로워져 새로운 마음으로 일을 마주할 수 있게 됩니다. 또한 좋아하는 음악을 들으며 기분전환을 하면 전향적인 마음으로 일할 수 있을 것입니다.

언제나 높은 상태의 동기를 유지하면서 일하기란 쉬운 일이 아닙니다. 자신만의 방법을 찾아 효과적인 방법으로 팀의 사기를 고취시키고 업무 생산성을 높여갑시다.

 

 

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