재택근무 시대, 비대면 소통의 중요성과 활성화 방안

재택근무에서 스마트 워크로 - 장소에 얽매이지 않는 업무 방식

신종 코로나 바이러스 감염증을 계기로 전 세계적으로 사회적 거리 두기가 장려되면서 많은 기업들이 재택근무나 유연 근무제를 도입, 새로운 업무 방식이 뉴노멀(New normal)로 자리 잡게 되었습니다. 코로나 바이러스 확산을 방지를 위해 재택근무가 산발적으로 이루어지고 오프라인과 온라인 업무 환경이 공존하는 환경에서는 오피스에서 자연스럽게 이루어지던 구성원 간의 커뮤니케이션이 사라지는 어려움을 겪기도 합니다. 본 기고에서는 비대면 환경에서도 효과적으로 커뮤니케이션을 증진하고 직원들의 결속력을 높일 수 있는 방안을 소개합니다. 

직장에서 스몰토크(Small Talk)의 역할은?

‘스몰토크(Small Talk)’란 회의 휴식 시간이나, 이동 시간, 업무 휴식 등 업무 외의 시간에 일상이나 취미 등을 공유하는 가벼운 대화를 말합니다. 스몰토크는 업무 스트레스를 완화하고 직원들의 유대감을 형성하는 좋은 방법으로, 최근 직장에서의  스몰토크의 중요성이 점차 부각되면서 외국계 기업이나 스타트업을 중심으로 직원들이 휴식을 취하고 소통할 수 있는 공간을 도입하는 사례가 증가하고 있습니다. 해외 글로벌 기업의 경우 스몰 토크를 위한 시간을 기업 복지 프로그램의 일부로 도입하기도 하며, 국내 기업들은 주로 직원 휴게실을 확보하여 직원들이 교류할 수 있는 공간을 만드는 등 직원들의 소통 활성화를 위한 여러 가지 시도가 등장하고 있습니다.

캐주얼 커뮤니케이션(Casual Communication)의 중요성

스몰토크나 업무 이외의 대화가 조직의 효율성을 낮춘다고 생각하기 쉽지만, 적절한 수준의 ‘캐주얼 커뮤니케이션(Casual Communication)’은 직원의 생산성을 향상시키고 동기를 부여할 수 있는 효과적인 수단입니다. 캐주얼 커뮤니케이션은 편한 대화 분위기를 조성하여 구성원들이 적극적으로 소통에 참여하여 창의적인 아이디어를 이끌어내며 하며, 어렵지 않게 업무에 대한 조언을 구하는 분위기를 형성하여 업무 효율성을 높일 수 있습니다.

캐주얼 커뮤니케이션은 생산성 향상과 더불어 직원의 소속감과 동기부여에 긍정적인 영향을 줄 수 있습니다. 대화를 통해 다른 직원들과의 유대 관계를 형성한다면, 업무에서 원활한 커뮤니케이션이 이루어질 수 있으며 구성원이 직장에서 느끼는 심리적 안정을 향상시켜 소속감을 높이는 데 도움이 됩니다. 효과적으로 구성원들의 소통을 활성화하기 위해서는 사내 이벤트를 실시하여 직원들의 커뮤니케이션을 장려하고, 직원들의 참여를 장려하는 문화를 형성하는 것이 좋습니다. 전통적인 주요 인사 과제로 인식되어온 구성원의 커뮤니케이션은 포스트 코로나 시대의 업무 방식 변화와 함께 그 중요성이 더욱 부각되고 있습니다.  

비대면 캐주얼 커뮤니케이션을 실시하기

언택트 커뮤니케이션이 중심이 되는 포스트 코로나 시대에는 온라인 커뮤니케이션 툴이 그 어느 때보다 다양하게 활용되고 있습니다. 그동안 대부분의 캐주얼 커뮤니케이션이 오프라인 현장에서 이루어졌다면, 구성원 개개인이 고립감을 느끼기 쉬운 포스트 코로나 시대에서는 비대면 캐주얼 커뮤니케이션을 적극 활용하는 것이 중요합니다.

다만 온라인 환경에서는 대화를 걸 타이밍을 파악하기 어렵거나 상대방의 표정과 같은 비언어적인 맥락을 이해할 수 없는 어려움을 겪기도 합니다. 특히 재택근무가 산발적으로 이루어지고 오프라인과 온라인 업무 환경이 공존한다면 커뮤니케이션 문제는 더욱 복잡해질 수 있습니다. 그렇다면 기업은 어떻게 온라인 환경에서 효과적으로 기업 내 커뮤니케이션을 활성화할 수 있을까요? 무엇보다 다양한 온라인 인프라를 구축하면서 오프라인과 같은 커뮤니케이션을 이끌어내려는 노력이 필요합니다. 

1. 온라인 채팅 공간을 만든다.

온라인 채팅 공간은 사내 커뮤니케이션 활성화를 위해 가장 쉽게 시작할 수 있는 방안 중 하나입니다. 평소 업무에서 사용하는 채팅 도구를 활용하여 업무 채팅과 분리된 잡담을 위한 채팅 공간을 만들어, 직원들이 온라인에서도 편하게 인사나 날씨, 안부 등을 공유할 수 있도록 합니다. 가령, 재택근무를 위해 구매한 물품을 공유하는 등의 간단한 의사소통은 대화의 장벽을 낮추면서도 구성원들이 유용한 정보를 공유할 수 있는 온라인 커뮤니케이션 공간을 마련한다면 직원들이 유대감을 형성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

성공적인 온라인 커뮤니케이션을 위해서는 온라인 커뮤니케이션을 대하는 상사의 태도 또한 중요합니다. 재택근무나 유연 근무에서 상사가 온라인 커뮤니케이션에서 수동적인 자세를 보인다면, 업무 지시 위주의 대화가 고착되고 팀 내 캐주얼  커뮤니케이션이 부재할 수 있습니다. 효과적으로 직원들의 소통을 활성화하기 위해서는 서로의 일상을 공유할 수 있는 분위기를 조성하고, 팀원들과의 심리적 거리를 좁힐 수 있는 대화를 시작하는 것도 좋은 방법입니다. 업무 외의 스몰 토크는 상사와의 심리적 거리감을 줄이고, 팀 내 유연한 커뮤니케이션을 형성하는 데 도움이 됩니다.

2. 언택트 조직문화를 재정비한다.

언택트 환경에서도 쌍방향으로 소통할 수 있는 기회를 만드는 것도 효과적인 방법입니다. 가령, 화상 툴을 활용한 ‘티타임’이나 사내 방송 등 직원들이 외부 환경에서도 단절감을 느끼지 않을 수 있는 언택트 조직 프로그램을 도입한다면 비대면 환경에서도 효과적으로 구성원과 소통할 수 있습니다. 간단한 소통 프로그램의 경우 오전이나 점심시간, 오후 휴게 시간 등을 활용한다면 직원들이 업무에 임하기 전 기분 전환을 하는 데에 도움이 됩니다. 이외에도 온라인 네트워킹 툴을 활용한 이벤트를 도입하여 평소 교류가 없는 부서나 구성원들이 대화할 수 있는 장을 마련한다면 조직 내 협력을 한층 더 강화할 수 있습니다.

3. 개별 면담을 활용한다.

여러 불확실성이 존재하는 환경에서는 직원들의 심리적 안정감에 더욱 관심을 갖는 것이 중요합니다. 비대면 환경에서는 소통이 업무적인 방향으로 치우치기 쉬우므로 개별 면담을 통해 팀 내 구성원들과의 정서적인 소통의 기회를 만드는 것이 바람직합니다. 주기적인 비대면 면담을 통해, 구성원들이 겪는 어려움을 파악하고 조언을 전달한다면 구성원들의 고립감을 해소하고 팀워크를 증진시킬 수 있습니다. 팀 내부 커뮤니케이션에 그치지 않고 사내 멘토 제도를 활용하여, 다양한 조직 내 구성원들과 개별적인 유대감을 구축할 수 있도록 돕는 것도 좋은 방법입니다.

4. 스몰토크 기회를 적극적으로 마련한다.

코로나19 상황으로 재택근무 및 유연근무제의 일상화로 언택트 환경에서 하 커뮤니케이션의 중요성이 더욱 강조되고 있습니다. 상대적으로 잡담이나 안부 묻기 등의 정서적 커뮤니케이션이 부재하는 환경에서는 구성원들이 심리적 거리감을 느낄 가능성이 높아집니다. 자발적인 대화의 시작이나 참여가 줄어들게 되면 조직 내 소통이 경직되고 혁신을 저해하는 환경이 형성될 수 있으므로 상사가 휴식 시간, 구성원들이 잡담할 수 있는 기회를 만들고 캐주얼 커뮤니케이션을 장려하여 심리적인 거리감을 해소하는 것이 좋습니다.

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